Anders als in Depots von Museen oder anderen Sammlungen, in denen es oft Einzelstücke aufzubewahren gilt, kennen wir in der Aktenarchivierung drei grundsätzlich unterschiedliche Archivierungsarten. Wir sprechen einmal von der so genannten Von – Bis Erfassung und der Einzelerfassung von Aktenordnern und der Einzelerfassung von Akten.

Wie so oft hängt es von den genauen Umständen und auch vom Inhalt der Akten ab, welche Archivierungsart für Ihr externes Aktenarchiv die günstigste Variante ist. Die Von – Bis Erfassung ist sehr kostengünstig, da die Erfassung sich auf ganze Kartons oder eben laufende Meter Aktenordner bezieht. Selbst Kilometer von Akten können so recht schnell und kostengünstig erfasst werden. Der große Nachteil dieser Archivierungsart ist der geringe Überblick, was sich in den einzelnen Ordnern auch wirklich befindet. Stellen Sie sich vor, Sie möchten die Finanzbuchhaltung Ihres Unternehmens auslagern und das soll die letzten 8 Jahre betreffen. Dann können Sie, je nach der Menge der einzelnen Dokumente, zum Beispiel ein Buchhaltungsjahr in jeweils x- Aktenordnern in einem Karton einlagern und diesen Karton erfassen.

Die Einzelerfassung hingegen dokumentiert jeden einzelnen Aktenordner. Diese Erfassungsart ist entsprechend aufwendig. Der klare Vorteil der Einzelerfassung ist allerdings in der genaueren Erfassung der Inhalte zu sehen. Gerade wenn Sie ein Archiv haben, was sehr viel Bewegung in den Unterlagen erzeugt (Aktenanforderungen), ist so ein einfacherer Zugriff auf einzelne Aktenordner möglich. Und auch beim Online Tool ist es von Vorteil, den Bestand zu sehen und Akten so gezielt anfordern zu können.

Noch genauer geht es mit der Erfassung von einzelnen Akten, gerade wenn es sich um Verträge handelt, ist die Einzelerfassung von Akten, die dann verschiedene Dokumente enthält, die beste Lösung. Diese Art der Unterscheidung bezieht sich vorwiegend auf die physische Archivguterfassung.

In welchen Fällen eine Digitalisierung sinnvoll ist, das ist im Einzelfall zu klären.

Gerade in der Ersterfassung bei neuen Kunden in unserem Archiv kommt es auf die Beratung an, welche Archivierungsart für Ihr Archiv passend ist. Sprechen Sie mich an, ich komme gerne zu Ihnen.

Paul Gröters